Анализ складских остатков, резервов и движения товаров на складе
В программе реализован складской и финансовый учет остатков ТМЦ (товаров, материалов, полуфабрикатов, готовой продукции). Складской учет ведется по всему предприятию в целом в количественном выражении. Финансовый учет ведется в разрезе организаций в количественном и суммовом выражении.
Контроль складских остатков является одной из ключевых функций оперативного управления торговым или производственным предприятием. Такой контроль, в частности, решает задачу своевременно предупредить менеджеров при попытке оформить распоряжение на расход со склада ТМЦ в количестве, превышающем фактический товарный остаток и исключить тем самым все последующие организационные проблемы с исполнением такого распоряжения. Контроль остатков выполняется автоматически в момент проведения документов. Контроль настраивается отдельно для складского и финансового учета.
Контроль остатков в складском учете по конкретному складу определяется установкой флагов Контролировать свободные остатки на закладке Основное и Контролировать оперативные остатки на закладке Ордерная схема и структура в карточке склада (НСИ и Администрирование – НСИ – Склады и магазины).
Контроль остатков в складском учете исключительно оперативный, то есть остаток определяется на момент фактического выполнения операции.
Именно остаток товаров в складском учете, то есть общий по складу, без учета организации отображается в документах при подбое товаров и весь этот остаток доступен для резервирования.
Примечание
Такое проектное решения связано с тем, что кладовщик принимает товары именно на склад без разделения на организации. Если на складе находится товар нескольких организаций, то можно настроить схему "Интеркампани", отгружать товар из общего остатка, а потом заниматься сведением учета по организациям. Если товары другой организации продаваться не должны, то нужно разделять эти товары как физически, так и в учете. Это можно сделать на уровне складов или в рамках одного склада. В последнем случае физически это реализуется «бирками», а в учете – используя механизм обособления.
Контроль свободных остатков выполняется в заказах (Заказе клиента, Заказе на внутреннее потребление, Заказа на перемещение, и т.д.) при установке действия Отгрузить или Резервировать на складе, а также при проведении накладных (Реализация товаров и услуг, Внутреннее потребление и т.д.), оформляемых без заказа. Установить действие Резервировать на складе или Отгрузить можно только в пределах количества товара в наличии по данным складского учета за вычетом количества товаров, по которому уже ранее установлено действие Резервировать на складе или Отгрузить или проведена накладная без заказа. Если в заказе указано большее количество, то при установке действия Резервировать на складе или Отгрузить строка автоматически разделится на две: в количестве свободного остатка с указанным действием и в количестве сверх свободного остатка с ранее установленным действием. Провести накладную можно только при условии, что количество товаров в документе не превышает свободный остаток.
Контроль оперативных остатков выполняется в момент создания ордера. Создание ордера доступно в количестве, не превышающем остаток товара в наличии на складе по данным оперативного учета за вычетом количества товара в уже созданных ордерах.
Контроль остатков в финансовом учете организации определяется опцией Контролировать остатки товаров организаций (раздел НСИ и Администрирование – Настройка НСИ и разделов – Финансовый результат и контроллинг – Учет товаров). При оперативном проведении финансовых документов выполняется контроль текущих (оперативных) остатков. Это основной рекомендуемый порядок работы.
Примечание
В нетиповых сценариях неоперативного отражения операций (так называемого отражения «задним числом») также выполняется именно контроль оперативного остатка, а не контроль остатка на предшествующую дату. В финансовом учете контролируется оперативный остаток товаров по организации (на дату последнего документа движения товаров), а также остаток на конец месяца отражения операции.
Неоперативное отражение не рекомендуется. Обратите внимание, что согласно действующей нормативной базе нельзя продавать или иным образом отчуждать товар до его поступления (491 ГК РФ). Причем это касается именно фактического выполнения хозяйственной операций, а не их документарного оформления в программе, так как иное (в частности оформление документов т.н. «задним числом») противоречит п.3. ст. 9 Федерального закона 402-ФЗ от 06.12.2011 "О бухгалтерском учете" и ст. 54.1 НК РФ. Бизнес-процессы компании должны быть выстроены с учетом этих требований. Любой другой порядок фактического выполнения операций не соответствует действующей нормативной базе и влечет налоговые риски.
Если же компания по какой-либо причине, осознавая выше указанные риски, производит неоперативное отражение операций и ставит задачу ретроспективного контроля остатка на предшествующую дату, то решать такую задачу оператор, отражающий операцию, должен самостоятельно, ориентируясь на отчеты. Контроль остатков товаров организации в финансовом учете отчасти помогает не допустить отрицательных остатков товаров организации на конец месяца, но не ставит своей целью контроль отрицательных остатков на какой-то отдельный момент в течение месяца. Как правило, контроля остатка на конец месяца достаточно, так как финансовая (бухгалтерская отчетность) составляется по синтетическим показателям с детализацией не более месяца. Так же в программе реализована функциональность интеркампани (межфирменных продаж), которая позволяет решать задачи оперативной продажи товаров из фактического складского остатка, принадлежащего другой собственной организации с последующим оформлением операции с этой собственной организацией.
Проанализировать движения товаров в складском учете можно с использованием отчета Ведомость по товарам на складах (раздел Склад и доставка – Отчеты по складу). Отчет формируется по складу за период, не зависимо от того, по какой организации было оформлено распоряжение на движение товаров. В отчете предусмотрена Детализация до регистратора. Такой отчет позволяет проанализировать, какими документами были сформированы движения.
Примечание
Общие итоги или итоги по складу рассчитываются только в случае, если совпадают единицы измерения номенклатуры. Если единицы измерения разные, например штуки и литрами, они не суммируются и итоги не выводятся.
Аналогично отражение операций движения товаров в финансовом учете организаций можно анализировать с использованием отчета Ведомость по товарам организаций (раздел Финансовый результат и контроллинг – Отчеты по финансовому результату). Отчет формируется по конкретной организации и складу. В отчете также можно настроить детализация до регистратора. Для этого нужно зайти в настройки отчета, переключить Вид: Расширенный и на закладке Структура по кнопке Добавить указать Регистратор.
Отражение операций в складском и финансовом учете могут быть разнесены во времени. Например, оформление документа Реализацию товаров и услуг, и, соответственно, отражение в финансовом учете организации, производится одним днем, а фактическая отгрузка со склада с ордерной схемой, а значит и отражение в складском учете, производится следующим днем. Однако после завершения такой операции она в любом случае должна быть отражена и в складском, и в финансовом учете. Для контроля полноты отражения операций в складском и финансовом учете в разделе Склад - Отчеты по складу есть отчет Контроль оформления документов товародвижения. Отчет представлен в нескольких вариантах.
Например, вариант Сводный контроль оформления документов товародвижения показывает в разрезе номенклатуры количество, по которому не совпадают оформленные документы в складском учете и финансовом учете. В настройках отчета можно установить детализацию до распоряжения на отгрузку.
В частности отчет позволяет отследить следующие случаи:
■ была оформлена отгрузка, но не оформлена накладная
■ была оформлена накладная, но не завершена отгрузка
Вариант отчета Контроль оформления документов товародвижения позволяет по каждой операции проверить количество, отраженное в складском и финансовом учете.
В графе Рекомендация по ссылке можно перейти в соответствующее рабочее место для оформления ордеров или накладных. Так по ссылке Оформите приобретение товаров и услуг" открывается рабочее место рабочее место Накладные к оформлению. В нем можно оформить Приобретение товаров и услуг или Акт о расхождениях после приемке, если при приемке товара выяснилось расхождение с финансовыми документами.
Для мерных товаров расхождение может быть связано с допустимой погрешностью измерения мерных товаров. Например, если в финансовых документах указано количество 10000 кг, а по факту при поступлении на склад поступило 10050 кг и это укладывается в согласованную с поставщиком допустимую погрешность, то на излишек можно не переоформлять финансовые документы, а отнести излишек на Прочие доходы. В результате отработки акта с таким вариантом отражения расхождений будет создан документ оприходования излишков. Его можно создать текущей датой, даже если операция была совершена ранее.
На доступность товаров отгрузке влияют резервы. Резервирование товаров, в частности, производится в Заказах при установке действия (см. Контроль состояния обеспечения заказов).
Посмотреть доступный к отгрузке остаток с учетом резервов можно в отчете Остатки и доступность товаров (раздел Склад и доставка – Отчеты по складу). В случае необходимость узнать какими документами был зарезервирован товар можно воспользоваться расшифровкой поля В резерве. Для этого нужно выполнить двойной щелчок мыши по этому полю, а затем выбрать поля для расшифровки Заказа на отгрузку.
В результате будет сформирован отчет со списком документов, которые сформировали резерв.
Если требуется снять резерв, то можно открыть документ, выполнив по нему двойной щелчок мыши, и установить действие "Не обеспечивать".